Makalah Pengklasifikasian File

A. Pengklasifikasian File
1. File Master
Dalam perusahaan ada tiga file yang termasuk, yaitu:
 File Gaji : merupakan file master yang digunakan untuk memasukkan data-data gaji karyawan dan buruh, beserta memasukkan data mengenai pinjaman perusahaan. (diupdate perbulan)
 File Biaya Produksi (Pengeluaran) : merupakan file master unutuk memasukkan data-data , seperti dibawah ini:
 Biaya pemakaian listrik
 Biaya pemakaian telepon
 Biaya pembelian mesin-mesin
 Biaya pembelian bensin
 Biaya pembelian bahan baku
 Biaya pembayaran service peralatan
(diupdate perbulan)
 File Pendapatan : merupakan file master untuk memasukkan biaya pendapatan perusahaan. (diupdate perbulan).
Seluruh file master bersifat standalone.
2. Transaction File
File-file perusahaan yang termasuk dala transaction file yaitu:
a. Invoice tahun 2007: merupakan file yang berisikan informasi mengenai transaksi dengan customer melalui bank pada tahun 2007.
b. Invoice tahun 2008 : merupakan file yang berisikan informasi mengenai transaksi dengan customer melalui bank tahun 2008.
(file invoice diupdate pertahun).
c. Tagihan Customer 2006-2008: merupakan file yang berisi tagihan Customer tahun 2006-2008. (diupdate pertahun).
3. Report File
File-file perusahaan yang termasuk dalam report file yaitu:
a. Laporan keuangan: berisi laporan keuangan perusahaan dari mulai berdiri hingga sekarang ( diupdate pertahun).
b. Laporan Customer yang belum bayar : berisi laporan customer perusahaan yang belum melunasi pembayaran (diupdate pertahun).
c. Laporan Faktur : berisi laporan faktur perusahaan (diupdate perbulan)
4. Text File
File-file perusahaan yang termasuk dalam text file adalah:
a. Komisi 10% : berisi informasi tentang komisi yang diterima para karyawan (diupdate perbulan)
Sebagian file bersifat jaringan seperti tagihan customer dengan laporan customer yang belum bayar, laporan invoice dengan laporan keuangan dan laporan faktur. Ada juga yang bersifat standalone seperti file komisi 10%.

B. Organisasi File yang Digunakan
Sebelum mengetahui lebih lanjut organisasi file yang digunakan dalam perusahaan ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pemilihan organisasi file, yaitu:
o Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan
o Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses
o Respontime yang diperlukan
 Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :
1. Model Penggunaannya
2. Model Operasi File
Menurut penggunaannya ada 2 cara :
a. Batch;
Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.
b. Interactive;
Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record
Menurut operasi file ada 4 cara :
1. Creation:
• Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.
• Membuat file dengan cara merekam record demi record.
2. Update:
• Untuk menjaga agar file tetap up to date.
• Insert / Add, Modification, Deletion.
3. Retrieval:
• Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.
• Inquiry, Volume data rendah, model proses interactive.
• Report Generation, Volume data tinggi, model proses batch
4. Maintenance:
Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.
• Restructuring, Perubahan struktur file.
• Misalnya : Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.
• Reorganization, Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.
Contohnya : Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential, dan dari direct menjadi sequential.
Ada 2 cara pengaksesan file:
 Sequential Acces : media pita
 Direct Acces : disk
Dari faktor-faktor diatas maka perusahaan HERLINA INDAH:
1. Model penggunaan organisasi file adalah Interactive, karena dilakukan record demi record.
2. Operasi file yang digunakan merupakan kombinasi dari Creation dan Update, karena ada beberapa file yang dibuat dengan cara merekam record demi record dan juga setelahnya diupdate.
3. Cara pengaksesan file adalah Direct Acces karena pada eksternal memori menggunakan media harddisk.
• Maka, dengan demikian organisasi file yang digunakan perusahaan tersebut adalah:
Organisasi Berkas Relatif
Suatu cara yang efektif dalam mengorganisasi sekumpulan record yang membutuhkan akses sebuah record dengan cepat.
• Hubungan ini dinyatakan sebagai R, yang merupakan fungsi pemetaan :
R(NILAI KEY) → ADDRESS

 dari nilai key ke address dalam penyimpanan sekunder.
Pada waktu sebuah record ditulis kedalam berkas relatif, fungsi pemetaan R digunakan untuk menerjemahkan NILAI KEY DARI RECORD menjadi ADDRESS, dimana record tersebut disimpan.
Berkas relatif harus disimpan dalam media DASD, seperti magnetic disk atau drum.
Catatan :
 Kita tidak perlu mengakses semua record master file, cukup mengakses langsung record yang dikehendaki.
 Record dari berkas relatif dapat di update langsung tanpa perlu merekam kembali semua record.
 Keuntungan dari berkas relatif ini adalah kemampuan mengakses record secara langsung. Sebuah record dapat di retrieve, insert, modifikasi atau di delete; tampa mempengaruhi record lain dalam berkas yang sama.

Ada 3 teknik dasar yang digunakan untuk menyatakan fungsi pemetaan R, dimana: R(NILAI KEY) → ADDRESS,
yaitu :
 Teknik Pemetaan Langsung (Direct Mapping)
 Teknik Pencarian Tabel (Directory Look Up)
 Teknik Kalkulasi Alamat
Menurut survey dan berdasarkan faktor diatas maka dalam Organisasi Berkas Relatif perusahaan tergolong dalam:
 Teknik Pencarian Tabel (Directory Look Up)
Merupakan dasar pemikiran pendekatan pencarian tabel adalah sebuah tabel atau direktori dari nilai key dan address.
 Nilai key dapat berupa field yang mudah dimengerti seperti PART NUMBER, NIK, karena nilai key tersebut akan diterjemahkan menjadi alamat.
 Nilai key adalah address space independent, dimana reorganisasi berkas tak akan memepengaruhi nilai key, yang berubah adalah alamat dalam direktori.

C. Media Penyimpanan yang Digunakan
Media penyimpanan yang digunakan dalam perusahaan HERLINA INDAH meliputi:
1. Media Penyimpanan Internal
• Internal memory merupakan suatu memory yang terletak didalam CPU dan karena itu sering disebut sebagai internal memory atau internal storage ataupun main memory atau memory utama atau hanya disebut sebagai memory.
• Memory komputer bisa diibaratkan sebagai papan tulis, dimana setiap orang yang masuk kedalam ruangan bisa membaca dan memanfaatkan data yang ada dengan tanpa merubah susunan yang tersaji.
• Data yang diproses oleh komputer, sebenarnya masih tersimpan didalam memory, dan dalam hal ini komputer hanya membaca data dan kemudian memprosesnya.
• Besar kecilnya komputer, ditentukan oleh besar kecilnya memory yang dimilikinya.
• Apabila komputer memiliki memory besar, maka kemampuan komputer dalam hal
menyimpan data juga menjadi besar, demikian pula sebaliknya.
• Satuan data yang tersimpan didalam memory dinyatakan dengan Byte, Kilo-byte,
Mega-byte, ataupun Giga-byte.
• Dalam hal ini, 1 Character = 1 byte.
• Data yang akan diproses ataupun hasil pemrosesan komputer, disimpan didalam internal memory.
• Disamping itu, internal memory juga digunakan untuk menyimpan program yang digunakan untuk memproses data.
• Dengan demikian, kapasitas internal memory harus cukup besar untuk menampung semuanya.
• Setiap data yang disimpan akan ditempatkan dalam address (alamat) tertentu, sehingga komputer dengan cepat dapat menemukan data yang dibutuhkan.
• Pengertian internal memory terbagi menjadi:
• Read Only Memory (ROM): berfungsi untuk menyimpan pelbagai program yang berasal dari pabrik komputer. Sesuai dengan namanya, ROM (Read Only
Memory), maka program yang tersimpan didalam ROM, hanya bisa dibaca oleh para pemakai.
• Random Access Memory (RAM): merupakan bagian memory yang bisa digunakan oleh para pemakai untuk menyimpan program dan data bisa diibaratkan sebuah tulisan yang sudah
tercetak, dimana pemakai hanya bisa melakukan pembacaan data yang ada didalamnya tanpa bisa melakukan perubahan apapun pada tulisan yang ada.
• ROM biasanya berisi instruksi/program khusus yang bisa digunakan pemakai untuk
memanfaatkan komputer secara maksimal
• RAM : berfungsi untuk menyimpan program dan data dari pemakai komputer dalam bentuk pulsa-pulsa listrik, sehingga seandainya listrik yang ada dimatikan, maka program dan data
yang tersimpan akan hilang
3. Eksternal Memory
a. Harddisk
• Harddisk merupakan salah media penyimpan data yang cukup populer bagi mainframe ataupun PC.
• Harddisk merupakan media penyimpanan yang memiliki bentuk pisik yang berbeda jika dibanding dengan disket.
• Secara umum hard disk biasanya terpasang dan menyatu didalam CPU (fixed disk).
• Mekanisme yang menyebabkan data yang tersimpan bisa dibaca ataupun ditulis didalam hard disk, disebut sebagai disk drive.
• Didalam hard disk terdapat lempengan-lempengan logam bundar yang disusun berlapis lapis serta terdapat motor penggerak lempengan logam dan read/write head-nya.
• Keunggulan dari hard disk adalah mampu menampung data dalam jumlah yang sangat besar serta memiliki kecepatan pada saat memanggil kembali data yang tersimpan. Harddisk dengan ukuran 3 Giga Byte pada saat ini sudah dianggap terlalu kecil, dan kini mulai beredar harddisk dengan ukuran yang jauh lebih besar.
b. Flash Disk.

KESIMPULAN :
• Perusahaan memiliki 3 file master, dan beberapa file-file lain yang termasuk dalam transaction file, report file, dan text file.
• Perusahaan menggunakan media penyimpanan internal dan media penyimpanan external seperti harddisk dan flash disk. Karena cukup efektif dan jumlahnya tidak terlalu banyak, serta memudahkan pengupdate-an transaksi yang dapat berlangsung sewaktu-waktu.
• Perusahaan menggunakan organisasi file berkas relatif dengan teknik pencarian tabel.

SARAN :
Menurut kami, setiap perusahaan harus menggunakan data base, karena semua file harus tersusun rapih dan terorganisir.
Setiap data base yang digunakan dalam suatu perusahaan harus efektif terhadap aktifitas file yang akan di proses dan mempermudah semua jalan akses pengorganisasian data.